Организация рабочего времени

Не люблю когда говорят о кризисе, но сам этот процесс мне как-то по-мазохистски нравится. Происходит чистка общества и собственных мозгов, уходят слабые, уезжают сильные, мы заново расставляем приоритеты. Последне-продолжающийся кризис поставил точку в моей дисциплине. Может тут сыграл роль еще кризис среднего возраста, и получился двойной пинок.  В любом случае я рад, и наконец могу изложить кое-какие секреты своей жизни на бумаге. Надеюсь, кто-то что-то вынесет ценное. Текста вроде много, но каждый пункт писал искренне и продумано (черновик болтался несколько месяцев).

Кто рано встает

Мне повезло, я живу посередине России, можно встать в 6 утра, быстренько ответить на письма Москвы и заниматься делами, не заглядывая в почту. Итак, я встаю в 6 утра Когда можно поспать, встаю в 7. Просто тренировка организма, ибо если 5 дней спать по 6 часов, и просадить выходные во сне — это не по мне, профита ноль. Стремлюсь придти к тому, чтобы строго каждое воскресенье отдавать активному отдыху. Но пока я просто работаю 6 дней в неделю, суббота укороченный рабочий день (с 6 утра до 4 вечера), а воскресенье провожу с семьей. На сон отвожу 6 часов, организм привык, я бодр до самого позднего вечера. Естественно, есть какие-то перерывы в течение рабочего дня, но в целом у меня получается 8-10 часов жестчайших рабочих часов. То есть того времени, когда я реально работаю, не отвлекаясь ни на что. Естественно, тут есть и оплачиваемые часы, и не оплачиваемые, но это все работа.

Ну, с личной жизнью покончили, перехожу к конкретике.

Из входящих к плану

Почтовый ящик Gmail (входящие) служит моим плано-генератором на день. С утра я отвожу ровно 40 минут на то, чтобы раскидать почту, кому-то быстро ответить, кого-то (к сожалению) перенести на следующий день, какие-то письма (или ответы) конвертировать в план. Почему 40 минут? Отводил час, но понял, что слишком жирно, к тому же, 20 минут * 22 дня = 7.5 часов, я стал экономить целый рабочий день. Подумываю, вообще перейти на «раз в два дня», но этика не позволяет.

Что такое план? Это чистый лист бумаги из принтера, где я выписываю все задачи из почты и из корпортала. Это — мой хлеб, норма на день, которую я обязан выполнить, чтобы покушать. Почему бумага? Мне так надоело все виртуальное, что хочется все больше осязаемого. Простая бумага и ручка — это прекрасно.

Составляйте такой план трезво. Психологически будет лучше, если вы закончите план раньше окончания дня, и, если будет желание, лучше составите еще один, чем вы закончите день с неоконченным списком, укоряя себя. Но и постоянно «легкие» списки тоже нельзя делать, так вы расслабите себя. Кто-то говорит — если выполнил хотя бы половину плана — молодец. Я против такого расслабона. Желательно прикидывать сколько времени уйдет на каждую задачу, и писать итого по времени, чтобы понимать хватит ли дня.

Почту — заааакрываем  Почту — долой. Проживут без вас до следующего утра. Вы вынесли план на день, больше вы не сделаете. Зачем вам почта?

Да, еще, вот мой плюс раннего бодрствования. Клиент не успеет ответить тут же вам. Помните, переписка в режиме чата — зло.

Надо ли проверять почту вечером? Тут я вывел правило 5 минут. У меня есть 5 минут чтобы ответить на действительно важные письма. Хотя бы просто с просьбой подождать до завтра.

Пара исключений

Задачи на день у меня бывают двух типов. Это рабочие задачи, которые вы 100% будете делать, и потенциальные задачи, по которым вы еще что-то ждете. Ну к примеру, вы ждете письма Василия Петровича, тогда поставьте задачу «Зайти в почту и проверить Василия Петровича, ответить ему». Тут есть вероятность, что письмо сгенерируется в задачу сегодняшнего дня. Все остальные, кто пишет  — вне вашего плана.

Второе исключение — человеческий фактор. К сожалению, я периодически срываюсь, и захожу в почту. Привычка, осевшая годами. Борюсь с этим, провожу беседы с собой. Помните — это надо победить. Так же желательно избавиться от телефона во время обеда. Это просто некрасиво

Звонок клиента

Вот вы сидите работаете, но звонит клиент и просит срочно починить. Пытайтесь перенести на следующий день, или вовсе направить в почту. Если это конечно не asap. Уровень asap-ости каждый определяет сам. Для меня это авария сервера, или когда обнаруживаются серьезные ошибки в уже сданном проекте, по которому минул дидлайн. Asap-задачей не является просьба клиента, или обещание заплатить больше. Помните, что вы планировали заранее, исходя из трезвых рассуждений. Смена плана впопыхах может привести к бОльшим потерям.

Скайпы, соцсетики

Старайтесь вести переписки только в бизнес-чатах, или заведите скайп для работы. Старайтесь уходить из соцсетей, форумов, блогов, или относиться к ним как к работе — отвечать и общаться по расписанию. Относитесь с опаской к этому, сеть может захватить даже после тренировки дисциплины (картинки, котики, все дела, понеслось).

Стараюсь не читать ленты Facebook. К сожалению, может затянуть до часа, это роскошь.

С таймером наперевес

По возможности старайтесь отделять задачи между собой и строго их документировать по времени. Сел за задачу — стартанул таймер, закончил — записал в отчет сколько времени потребовалось. Это и плохо и хорошо. Хорошо — начинаешь очень ценить время, выкидывать весь мусор из рабочего дня, структуировать день. Плохо — задумываешься порой «а живу ли я?». Но я бы рекомендовал вам хотя бы для эксперимента месяц попробовать. А через месяц посмотреть куда улетели часы.

Еще  про время и деньги

Привязывать ли окончательно свое время к деньгам — вопрос хороший. С одной стороны нельзя стремиться к росту стоимости часа, надо стремиться к дивидендам ваших вложений. Нужно чтобы деньги брались из ниоткуда. Но именно привязка часа к рублю позволила мне научиться считать время, понять его ценность. В будущем это очень сильно помогает, вы начинаете это принимать уже на автомате и просто выбирать где дешевле. К примеру, что дешевле — помыть машину самому за пару часов, или чтобы ее помыли за 900 рублей? Вам станет невыгодно мыть машину, как только стоимость вашего часа превысит 500 рублей. Вы тупо будете терять деньги, моя машину. Естественно, мы тут исключаем вариант, что вам нравится мыть машину.

И так далее. Идти к парикмахеру за 1000 рублей, который пострижет вас за 30 минут, или за 500, который будет парить мозг час? Вы подсознательно всегда и везде временные траты будете привязывать к курсу денег, и автоматически принимать решения как быть дальше. Включая даже легкую аварию в вас бампером в пробке (проще махнуть рукой и поехать дальше). К сожалению, в большинстве своем, люди думают, что они экономят, ожидая инспектора, а потом ожидая страховки. Возможно, если время их ожидания оплачивает семья или работодатель.

Работа над ошибками

Если день внешне прошел неудачно, мысленно проанализируйте «почему?», вспомните самые жирные задачи дня (поэтому полезно считать время), задайте вопросы: можно ли было их делегировать? как они появились? полезны ли они? стоит ли их допускать в будущем?

Если дневные планы анализировать можно время от времени, то месячные строго обязательно. Если вы ведете учет во времени, посмотрите, сколько времени ушло на тот или иной «Проект», заслуживает ли он этого, или он не рентабелен по времени и его пора слить.

Повторяющиеся задачи

На ежедневные повторяющиеся задачи ограничьте строго время. Например, не более 1.5 часа на техподдержку. В эти 1.5 выложитесь максимум, без отвлечения. Но затем, даже если есть еще тикеты — закрывайте на сегодня техподдержку. Сложные срочные тикеты выносите в задачи и включайте в план на день, работайте с ними уже не как с техподдержкой.

У Битрикс это есть на вооружении в несколько иной форме — когда сотрудник не справляется с вопросом, он приглашает в тикет разработчика, но SLA меняется, на гораздо большее время ожидания. Уведомляйте клиента так же.


«Мелочи»

Не забивайте на мелочи, которые позволят вам работать продуктивнее. Тормозит комп? Прикиньте, сколько вы теряете на тормозах в год. Наверняка больше, чем стоит новый, или апгрейд старого. Неудобный стул, и спина отваливается уже после обеда? Смените стул немедленно.

Все равно не хватает времени!

Когда хаос назревает в голове по задачам, помните главное правило — ресурс времени ограничен и очень дорог. Берите только важные проекты и задачи, остальное беспощадно закрывайте. К слову сказать, в разгар кризиса я удалил сотни планов-задач. Я рад этому!

Учитесь

Начните изучать новое. Ежедневно! Желательно абсолютно не похожее на ваше текущее занятие. Если вы айтишник, уйдите в изучение истории, экономики, физики. Не важно что вам 40 лет, мозг скажет вам спасибо. Он начнет просто получать новую информацию, начнет бурлить и жить. Иначе вы скиснете.

И напоследок

Ни в коем случае не отступайте от своего какого-то распорядка, если решили начать. Оступились если, то подумайте что шло не так, и начните снова. Поставьте цель, и идите к ней. Если бесцельно работать по дисциплине, вы можете сойти с ума.

PS: Картинка из фильма Время.